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Kiwanis Club Rastatt, mail: club@kiwanis-rastatt.de
  • Gemeinsam für die Zukunft unserer Kinder

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Datenschutz des Kiwanis Clubs Rastatt e.V.

 

 

 

Datenschutzerklärung

 

Für den Kiwanis Club Rastatt e.V. (im Folgenden nur noch Club genannt) hat der Datenschutz einen besonders hohen Stellenwert; in diesem Sinn hat der Vorstand die folgenden Regeln in Kraft gesetzt:

 

 

 

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise des Namens, der Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eines Mitglieds oder einer sonstigen Person, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (im Weiteren nur DSGVO) und in Übereinstimmung mit den für den Club geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mittels dieser Datenschutzerklärung möchte unser Club über Art, Umfang und Zweck der erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzerklärung über die ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt.

 

 

 

Der Vorstand des Clubs hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, ihre personenbezogenen Daten oder deren Löschung oder Korrektur auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln.

 

 

 

1. Begriffsbestimmungen

 

Die Datenschutzerklärung des Clubs beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der DSGVO verwendet wurden. Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Mitglieder, die Öffentlichkeit als auch für die Besucher unserer Homepage einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir vorab die verwendeten Begrifflichkeiten erläutern.

 

 

 

Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem die folgenden Begriffe:

 

 

 

a)  personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden "betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

 

 

 

b)  Betroffene Person
Betroffene Person ist jede identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.

 

 

 

c)   Verarbeitung
Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

 

 

 

d)  Verantwortlicher für die Verarbeitung
Verantwortlicher für die Verarbeitung ist die Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

 

 

 

e)   Einwilligung
Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter und unmissverständlicher Weise abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

 

 

 

2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

 

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze ist der:

 

 

 

Präsident des
Kiwanis Club Rastatt e.V.
Baldenaustraße 18
76437 Rastatt
Deutschland

 

Tel.: +49 (0)7222 200070
Website: www.Kiwanis-Rastatt.de

 

 

 

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

 

Art. 6 der DSGVO dient dem Club als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten, bei denen er eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholt.

 

Entsprechend der DSGVO gilt, dass mit der Mitgliedschaft in unserem Club eine vertragliche Beziehung besteht, aufgrund derer die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vereinsverwaltung genehmigt ist, ohne dass es einer besonderen Zustimmung bedarf. Auch für Spender gilt diese Regelung. 

 

 

 

4. Rechte der betroffenen Person

 

 

 

a)   Recht auf Bestätigung
Jede betroffene Person hat das Recht, vom Club eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob er betreffende personenbezogene Daten verarbeitet. Möchte eine betroffene Person dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an den Vorstand des Clubs wenden.

 

 

 

b)  Recht auf Auskunft
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, jederzeit vom Club unentgeltliche Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Ferner hat der Europäische Richtlinien- und Verordnungsgeber der betroffenen Person Auskunft über folgende Informationen zugestanden:

 

 

 

    • die Verarbeitungszwecke
    • die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
    • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen
    • falls möglich, die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
    • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Club oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung
    • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
    • wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden: Alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten

 

 

 

Ferner steht der betroffenen Person ein Auskunftsrecht darüber zu, ob personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt wurden. Sofern dies der Fall ist, so steht der betroffenen Person im Übrigen das Recht zu, Auskunft über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit der Übermittlung zu erhalten.

 

Möchte eine betroffene Person dieses Auskunftsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an den Vorstand des Clubs wenden.

 

 

 

c)   Recht auf Berichtigung
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Berichtigung sie betreffender ggf. unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht der betroffenen Person das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

 

Möchte eine betroffene Person dieses Auskunftsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an den Vorstand des Clubs wenden.

 

 

 

d)  Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist:

 

    • Die personenbezogenen Daten wurden für solche Zwecke erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet, für welche sie nicht mehr notwendig sind.
    • Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung.
    • Die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
    • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
    • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.

 

Sofern einer der oben genannten Gründe zutrifft und eine betroffene Person die Löschung von personenbezogenen Daten, die beim Club gespeichert sind, veranlassen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an den Vorstand des Clubs wenden.

 

 

 

e)   Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

 

    • Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
    • Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangt stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.

 

 

 

Sofern eine der oben genannten Voraussetzungen gegeben ist und eine betroffene Person die Einschränkung von personenbezogenen Daten, die beim Club gespeichert sind, verlangen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an den Vorstand des Clubs wenden.

 

 

 

g)   Recht auf Widerspruch
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

 

Der Club verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

Zur Ausübung des Rechts auf Widerspruch kann sich die betroffene Person direkt an den Vorstand des Clubs wenden.

 

h)  Automatisierte Entscheidungen
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gibt es beim Club keine automatisierte Entscheidung.

 

 

 

i)    Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.

 

Möchte die betroffene Person ihr Recht auf Widerruf einer Einwilligung geltend machen, kann sie sich hierzu jederzeit an den Vorstand des Clubs wenden.

 

 

 

5.         Personenbezogene Daten in unserem Club

 

Folgende personenbezogene Daten werden vom Club von den Mitgliedern und den Spendern angefordert, verarbeitet, gespeichert:

 

 

 

Name, Vorname, Titel
Geburtsdatum
Eintrittsdatum

 

Anschrift

 

Telefonnummer

 

E-Mail-Adresse

 

Bankverbindungsdaten (nur bei Lastschriftverfahren)

 

 

 

Mit der Aufnahme in den Club (siehe Pkt. 3), entsteht eine vertragliche Bindung, aufgrund der die personenbezogenen Daten des Mitglieds verarbeitet und auf elektronischen Medien gespeichert werden dürfen.

 

Neben dem Aufnahmeantrag füllt das Mitglied eine Lastschriftgenehmigung für den Mitgliedsbeitrag aus und übergibt dieses Formular dem für die Kassenführung verantwortlichen Vorstandsmitglied. Nur dieses Vorstandsmitglied, ggf. dessen Stellvertreter, darf die Verarbeitung der Bankverbindungsdaten vornehmen.

 

Spender können dem Club ihre personenbezogenen Daten melden, damit ihnen eine Spendenbescheinigung ausgestellt werden kann. Diese personenbezogenen Daten unterliegen denselben Rechten, wie die der Mitglieder des Clubs.

 

Auf den elektronischen Medien des Clubs (PC, Laptop usw.) und ggf. auf dessen Internetseiten werden in passwortgeschützten Bereichen auch Bilder/Fotos gezeigt. Mitglieder haben im Aufnahmeformular der Speicherung und ggf. Veröffentlichung ihrer Bilder/Fotos zugestimmt. Sollten auf Bildern/Fotos Personen, die nicht Mitglied des Clubs sind, erkennbar sein, werden solche Bilder auf Widerruf der betroffenen Person sofort gelöscht.

 

 

 

6. Verarbeitung und Speicherung personenbezogene Daten in unserem Club

 

In den folgend aufgeführten Listen verarbeiten und speichern die jeweils genannten Verantwortlichen des Clubs personenbezogene Daten:

 

 

 

- Mitglieder-Gesamtliste

 

o   enthält alle notwendigen Daten der Mitglieder (siehe Punkt 5) außer Kontodaten

 

o   gespeichert auf dem Rechner beim Vorsitzenden

 

o   Vorstandsmitgliedern und auf Anforderung der Kassenprüfer elektronisch zugeleitet

 

 

 

- Spender-Liste

 

o   enthält Namen, Vornamen, Anschrift der Mitglieder

 

o   gespeichert auf dem Rechner beim Vorsitzenden

 

o   dient der Erstellung und dem Versand von Spendenbescheinigungen

 

 

 

- Adressliste im E-Mail-Programm

 

o   enthält Namen, Vornamen und E-Mail-Adresse

 

o   gespeichert auf dem Rechner des Vorsitzenden und des Sekretärs

 

 

 

- Liste "Wichtige Daten“

 

o   enthält Namen der Vorstandsmitglieder und Kassenprüfer seit der Gründung

 

o   gespeichert auf dem Rechner des Vorsitzenden

 

 

 

- Listen der jeweils „Neugewählten vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder“

 

o   enthalten Namen, Vornamen, Geburtsdaten, Anschriften der Vorstände

 

o   - werden für die gesetzlich notwendige Anmeldung beim Vereinsregister benötigt
   - gespeichert auf dem Rechner des Vorsitzenden

 

o   Daten werden in beglaubigtem Formular an das Vereinsregister gesendet

 

 

 

- Daten der Club-Mitglieder

 

o   enthalten Namen, Vornamen, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Anschrift

 

o   gespeichert auf dem Rechner des Vorsitzenden

 

 

 

- Bankverbindungsdaten der Spender mit Lastschriftverfahren

 

o   enthalten Name, Vorname, Anschrift, Kontodaten

 

o   liegen in Papierform und gespeichert auf dem Rechner des Sekretärs

 

 

 

- Spender-Lastschriftliste zur Durchführung des Lastschriftverfahrens

 

o   enthält Namen, Vornamen, Anschriften und Kontodaten

 

o   liegt auf dem PC des Schatzmeisters

 

 

 

- Kontoauszüge

 

o   enthalten Namen und ggf. Vornamen und Kontodaten

 

o   liegen in Papierform beim Schatzmeister

 

o   Zugang haben alle Vorstände und die Kassenprüfer

 

 

 

- Internetseite (Homepage des Clubs)

 

o   auf den frei zugänglichen Seiten der Homepage werden nur die gesetzlich geforderten personenbezogenen Daten aufgeführt

 

o   alle sonstigen personenbezogenen Daten/Bilder/Fotos werden nur in passwortgeschützten Bereichen der Homepage aufgeführt

 

o   verarbeitet und gespeichert werden die Daten durch den Internetbeauftragten

 

 

 

7. Sicherung der Vertraulichkeit personenbezogener Daten

 

Die personenbezogenen Daten auf den elektronischen Medien des Vorsitzenden und des Sekretärs sind mehrfach gegen Fremdzugriff geschützt:

 

 

 

Der Router ist passwortgeschützt (Passwort mit Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen) und verfügt über eine aktive Firewall

 

Der Rechner ist passwortgeschützt (Passwort mit Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen) und verfügt über eine aktive Firewall

 

Auf dem Rechner ist ein Anti-Viren-Programm installiert und aktiviert.

 

 

 

Auf den Internetseiten des Clubs befinden sich personenbezogene Daten der Mitglieder in passwortgeschützten Bereichen. Bilder/Fotos, aus denen Rückschluss auf Personen, die nicht der Veröffentlichung ihrer Bilder/Fotos zugestimmt haben, sind auf den Internetseiten nicht ohne Passwort zugänglich.

 

 

 

8. Einsatz und Verwendung von Cookies auf der Internetseite

 

Die Internetseiten des Clubs verwenden keine Cookies, registrieren keine aufrufenden Personen und erfassen von diesen keine auswertbaren Daten,

 

 

 

9. Einsatz und Verwendung von Facebook, Google Analytics, YouTube und ähnlichen Anwendungen auf den Internetseiten

 

Der Club setzt weder Facebook, noch Google Analytics, noch YouTube ein, noch verwendet er diesen ähnliche Programme.

 

 

 

10. Kommentarfunktion auf der Internetseite

 

Die Internetseite des Clubs verfügt über keinen Blog zur Diskussion.

 

 

 

11. Dauer, für die personenbezogene Daten gespeichert werden

 

Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

 

Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht.

 

 

 

12. Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

 

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt, gelöscht oder so vernichtet, dass eine Lesbarkeit oder Wiederherstellung nicht möglich ist (z.B. durch Reißwolf zerkleinert).

 

Widerspricht eine betroffene Person der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, werden diese, sofern nicht gesetzliche Vorschriften oder gerichtliche Auseinandersetzungen anderes verlangen, unverzüglich gesperrt, gelöscht oder so vernichtet, dass eine Lesbarkeit oder Wiederherstellung nicht möglich ist (z.B. durch Reißwolf zerkleinert). 

 

 

 

13. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung personenbezogener Daten; mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

 

Der Club klärt darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist, oder sich auch aus vertraglichen Regelungen ergeben kann. Eine Nichtbereitstellung personenbezogener Daten hat zur Folge, dass eine Mitgliedschaft im Club nicht möglich ist. 

 

 

 

14. Kontaktmöglichkeit zum Club

 

Die Internetseite des Clubs verfügt über einen Link zu einem E-Mail-Programm.

 

Die Kontaktdaten des jeweils Verantwortlichen (Name, Anschrift, Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse) können der Seite "Impressum" entnommen werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rastatt, den 22. Mai 2018

 

 

 

Winfried Zierz                                            Dr. Eberhard Schnelle

 

_________________________                          _____________________________

 

Präsident                                                             Schatzmeister